Comunicação interna e a Publicação On-line: Tecnologia, Comunicação e Métricas
A plataforma de comunicação interna da RDO quer digitalizar e trazer para um único ambiente digital os canais de comunicação mais relevante para as empresas
POR ADRIANO RODRIGUES
Como a publicação on-line pode ajudar na Comunicação interna de sua empresa e te ajudar a economizar e engajar seus colaboradores? Com a ferramenta de comunicação interna da RDO é possível colocar revistas, jornais, jornal mural, tv corporativa, sugestões etc em um único lugar, com uma única linguagem e com a mesma tecnologia, que tal?
Atualmente, as empresas utilizam diferentes meios para se comunicarem com os seus empregados. Basicamente, os meios mais utilizados são as publicações impressas e as publicações digitais. Como publicação impressa, podemos citar as revistas, os jornais e os boletins, já como publicações digitais, podemos citar a intranet, e‑mails, newsletters, sites etc.
Acreditamos que podemos fazer um processo de convergência desses meios de comunicação para uma versão de publicação on-line com ganhos na velocidade das informações, ganhos na entrega dessas informações, podendo também medir como a mensagem chega aos leitores neste tipo de publicação.
O que discutiremos aqui não é a digitalização da mensagem em um único canal. O que queremos discutir é como a publicação on-line pode ajudar a comunicação interna a levar para os funcionários das empresas, informações rápidas e dinâmicas, e quem sabe assim, poder engajar os leitores e trazendo para o departamento de RH informações úteis e ricas para trazer benefícios para os próprios colaboradores.
Queremos aqui sugerir a Publicação On-line como mais uma opção relevante na entrega da mensagem organizacional. Para isto, precisamos entender como acontece o processo de convergência entre o impresso e o digital para tirarmos proveito e criarmos uma boa experiência em ambientes digitais conectados.
Nosso objetivo é sugerir no momento, até de forma experimental, mais um meio de distribuição da mensagem, sem abandonar os meios tradicionais. Sendo assim, poderíamos unir os tradicionais meios de distribuição da mensagem corporativa em um mesmo local, em um ambiente on-line, tanto em um site com acesso restrito quanto com este mesmo conteúdo embarcado dentro de um aplicativo.
É possível somar às consagradas matérias jornalísticas, outros recursos que aprimoram o entendimento da matéria. Com o conceito de multimídia, podemos trazer recursos como: vídeos, áudios, galerias de imagens, interatividades das mais diversas, jogos (gamificação) etc. Com isto, podemos enriquecer a comunicação voltada para os funcionários, trazendo novidades e, quem sabe, mais engajamento.
Todo este esforço deve ser realizado com o intuito de passar para o funcionário, independente do setor ou empresa em que trabalha, uma plataforma de comunicação mais moderna, contemporânea e enriquecedora no ponto de vista da mensagem empresarial, depositadas em telas para computadores desktop e smartphones com técnica de design responsivo.
Publicação digital ou On-line? Quais as diferenças e semelhanças?
As mídias digitais são conhecidas também como novas mídias. Para definirmos o conceito do que seja uma publicação digital, nos deparamos no mercado com conceitos que foram distorcidos e misturados. Muitos entendem que a publicação digital é apenas a mensagem empacotada em formato PDF. A publicação digital vai além dessa simplificação.
Para entendermos este conceito de forma simples, Martino elabora uma definição bem interessante e simples. Ele faz a definição usando a mídia digital como parâmetro para definir o que é digital, Martino (MARTINO, 2014, p. 10) aponta que a mídia analógica tem base material, já a mídia digital é construída por dados numéricos, interpretados por máquinas computacionais, sejam elas computadores, tablets ou smartphones. Para entendermos melhor, vejamos a definição que Martino (p. 11) faz do que seja digital.
Com base nesta explicação e criando uma forma simplista de definir e diferenciar o digital do on-line, podemos dizer que as informações que consumimos por meio de máquinas computacionais e vemos por meio de telas são informações digitais. Então podemos dizer que publicação digital e a on-line são a mesma coisa? Em partes, sim, mas o que diferencia uma da outra é que a publicação digital não precisa de conexão de Internet para consumi-la após ter sido baixada (upload), já a publicação on-line precisa a todo o tempo ter acesso à Internet para poder buscar e consumir as informações. Uma coisa é importante ressaltar, ambas as publicações são digitais e precisam de conexão, mas a publicação digital como é conhecida no mercado, assume um caráter diferente, pois após seu acesso (conexão web), para consumi-la, não precisa mais da internet, basta apenas baixá-la em seu equipamento (máquinas computacionais).
“Nas mídias digitais, esse suporte físico praticamente desaparece, e os dados são convertidos em sequências numéricas ou de dígitos — de onde digital — interpretados por um processador capaz de realizar cálculos de extrema complexidade em frações de segundo, o computador. Assim, em uma mídia digital, todos os dados, sejam eles sons, imagem, letras ou qualquer outro elemento são, na verdade, sequência de números. Essa característica permite o compartilhamento, armazenamento e conversão de dados.
Dados transformados em sequência de números interpretados por um computador: uma das características principais das mídias digitais. Essa transformação, por sua vez, gera uma série de características específicas, inexistentes nos meios analógicos e que, ao longo do tempo, vem se caracterizando como conceito-chave.
A tecnologia e um breve panorama da Publicação On-line
Para entendermos a Publicação On-line, precisamos saber quais são suas características e particularidades e, depois disso, entender como podemos aproveitá-la na comunicação corporativa. Vamos citar aqui algumas particularidades que nos ajudam a definir a Publicação On-line.
Antes de identificarmos as características que ajudam a definir e entender a Publicação On-line, faremos aqui comentários bastante simples, mas ainda assim necessários. Percebemos que os conceitos básicos da Internet ainda não são de conhecimento geral das pessoas e até mesmo de muitos profissionais da comunicação.
Explicaremos aqui, de forma bem simples e rápida o que precisamos para ter uma publicação on-line. Para publicarmos o conteúdo, precisamos entender assuntos necessários e particulares da Internet para manter um conteúdo on-line no ar. Vamos a eles.
O que precisamos para colocar informações na Internet?
Para que as publicações possam ser levadas aos colaboradores em ambientes digitais, é melhor realizarmos esta tarefa por meio de plataformas prontas, mas podemos também construir a plataforma com a ajuda de um programador. O entendimento mais profissional indica a concentração dos esforços no core business da empresa, com a utilização de plataformas de publicações digitais prontas, permitindo o foco apenas na geração de conteúdo. Esse contexto leva a necessidade de pesquisar com maior atenção a plataforma a ser escolhida, observando se a mesma atende as necessidades e apresenta fácil utilização.
Para dar uma melhor experiência e modernidade para os usuários, é interessante que a plataforma escolhida tenha seus conteúdos também embarcados em aplicativos, já que nele, podemos ter funções indispensáveis para uma boa publicação.
Após entendermos algumas questões técnicas para fazer uma boa publicação on-line, vejamos agora algumas características que valorizam este tipo de publicação. Seu entendimento faz-se necessário para tirarmos o máximo de proveito deste tipo de publicação.
Características da Publicação On-line
Há muitas empresas publicando revistas e jornais digitais, porém, na maioria dos casos, a produção é sub-aproveitada, já que se utilizam plataformas inadequadas; em muitos casos, a publicação é depositada em arquivo no formato PDF (Portable Document Format). O arquivo PDF é bom para a digitalização de documentos, envio de layouts entre outros serviços, só não é bom para a publicação on-line, pois não ajuda na busca do Google. Poderíamos citar uma lista enorme de motivos pela nossa recusa do PDF para a publicação on-line. Faremos aqui um breve argumento para explicarmos nossa recusa, mas caso queira saber mais, é possível obter mais informações acessando o infográfico criado pela RDO — Plataforma de Publicação Digital.
O formato PDF é ‘duro’, não se adapta aos diversos tipos de telas que encontramos em nossos smartphones ou tablets. Isso quer dizer que quando acessarmos uma revista no formato PDF pelo smartphone por exemplo, teremos que ficar pinçando, ampliando e movendo para ler o conteúdo. É muito comum que as pessoas baixem jornais ou revistas no smartphone e se deparam com essa experiência.
O conteúdo precisa se adaptar a todos os formatos de telas, sejam elas em computadores, tablets e smartphones. O PDF funciona apenas para as telas dos dois primeiros exemplos. Quando o conteúdo se adapta adequadamente aos formatos de telas, temos o conceito de design responsivo.
A qualidade da experiência de leitura é determinante para o engajamento do público; se o leitor de um conteúdo on-line tiver uma leitura cansativa e enfadonha, é provável que desista de ler o conteúdo até o final.
Para um melhor entendimento, vamos ainda nos pautar na teoria apresentada por Martino (MARTINO, 2014, p. 11), mas para ampliarmos a compreensão, faremos também algumas considerações.
Conceitos-chave para uma boa publicação on-line
Os mais variados modelos de comunicação corporativa e sua convergência para o modelo on-line
Sabemos que a comunicação empresarial com seu o público, seja ele interno ou externo, é de suma importância. Devido a isso, as empresas utilizam-se de diferentes canais para se comunicarem. Cada canal possui uma tecnologia diferente e está espalhado em diferentes plataformas. Nosso objetivo é sugerir a junção de tudo isso em um único lugar, em uma única plataforma, criando assim uma nova opção que seja simples de comunicar e gerenciar.
O que notamos hoje, é que a comunicação empresarial, utiliza-se de diferentes tipos de canais. Dentre os quais, encontramos as Newsletters, que são uma espécie de boletim informativo, sejam eles impressos ou eletrônicos. O objetivo desses boletins, é transmitir para o público informações mais recentes sobre o que a empresa quer falar. A velocidade com que esta informação é difundida, depende muito do suporte onde ela está depositada.
A Intranet é uma versão privada da Internet. É por meio dela que as empresas divulgam informações corporativas. Hoje sua dinamicidade é um pouco dura e burocrática. Geralmente seu acesso se dá por meio de computadores, sejam eles desktop ou notebook, porém, o acesso a intranet mobile está crescendo cada vez mais.
Dentre as formas de comunicação empresarial, podemos citar a mídia impressa, na qual mencionaremos os Jornais Murais, as Revistas, os Jornais Corporativos e até mesmo os Boletins. As publicações impressas possuem seu valor e importância para as corporações, devido a sua facilidade de acesso, sua já conhecida experiência e não necessita de nenhuma condição tecnológica. O grande problema está em seu custo, com a impressão e distribuição. Outro grande problema é a capacidade de medir o que o público está lendo. Acreditamos que essas publicações convergidas em versões on-line, possam baratear além de contribuir para o entendimento do público por parte das empresas.
A TV Corporativa é outra forma que as empresas têm para conversar com seu público. Hoje em dia já existem plataformas que automatizam o processo de gerenciamento de conteúdo. Dentre os quais, podemos citar como exemplo a empresa SUATV. Mesmo sendo uma plataforma de publicação de vídeo, entendemos que esta plataforma está ultrapassada, além de gerar custos para a empresa. Isto ocorre pois além das empresas assinarem a plataforma em si, precisam ter também televisores espalhados pelos mais diversos locais.
Acreditamos que a publicação on-line possa juntar todas essas publicações em um único lugar, pois usaremos as telas dos smartphones como suporte para a publicação corporativa. Além de baratear as diversas publicações, podemos unir tudo isso com uma única plataforma, uma única tecnologia, e assim ganhar muito mais mobilidade, tempo e engajamento.
Implantando a plataforma de publicação on-line corporativa
Já vimos que a publicação on-line pode juntar os mais diversos tipos de publicações em um único local. Vimos também, que podemos reduzir custos dessas publicações além de inserir informações corporativas diretamente nas mãos dos seus públicos.
Para que isso ganhe corpo, devemos perguntar: como podemos fazer isso? Por onde começar? Como começar? Daremos aqui um breve caminho para juntar as comunicações empresariais em um único lugar com um custo bem acessível.
Podemos automatizar o processo de publicação por meio de plataformas.
Podemos também encontrar essas plataformas prontas no mercado (Plataforma de Publicação On-line) ou podem ser desenvolvidas dentro das corporações. Na primeira opção você encontra o serviço pronto, é só contratar e usar, já para a segunda é necessário contratar um programador ou desenvolver internamente com uma equipe de TI (Tecnologia da Informação) capacitada para tal.
Quando contrata uma plataforma pronta, se ganha agilidade, velocidade na implementação da plataforma de comunicação e evita-se também aborrecimentos na construção, mas a grande desvantagem deste tipo de escolha é que se está usando um serviço de terceiros. Fazendo uma simples analogia, é como se estivesse em uma casa alugada, já para a segunda opção, o desenvolvimento interno, a grande vantagem é possuir (após o desenvolvimento) uma tecnologia proprietária, a tecnologia é da organização, que pode utilizá-la como quiser. Para que isso seja feito, é preciso muito conhecimento e pessoas capacitadas como designers e programadores.
Após escolher a plataforma de publicação on-line, deve-se realizar o processo de automação e convergência digital de todas as mídias para este tipo de plataforma. Devem ser criados o projeto gráfico das publicações (respeitando a identidade visual da empresa) e perfis para os usuários que irão publicar as informações e gerenciar cada conteúdo e tecnologia.
Nesta fase, os gestores da plataforma deverão ter conhecimento do que é a tecnologia digital, suas características e usabilidades.
A comunicação corporativa e a publicação on-line
A publicação on-line não pode ser amparada apenas por elementos tecnológicos banais, é preciso pensar que esses recursos tenham funções.
Neste tipo de publicação o que devemos fazer é tirar proveito dos recursos que a tecnologia nos traz, sejam eles recursos de entretenimento ou recursos que nos passam informações sobre os leitores, como os recursos de métricas e interatividades.
Para montarmos uma comunicação corporativa em ambiente on-line, precisamos de algumas adaptações para as publicações offline (impressas).
Muito do que diremos aqui já é prática no modelo tradicional na construção de uma publicação, como por exemplo um jornal ou uma revista. A conscientização das particularidades que a publicação on-line nos traz, faz com que possamos tirar proveito da tecnologia em virtude de uma comunicação focada em resultados e informações metrificadas. Daremos alguns exemplos abaixo:
- Na publicação on-line podemos criar conteúdos com mais recursos, sejam eles verbais ou não verbais. Podemos contar com a ajuda de textos, um número maior de imagens (sem a limitação do papel), podemos incluir vídeos, áudios, hiperlinks, galerias de imagens, interatividades, animações etc. O uso desses recursos acaba enriquecendo a publicação, criando assim uma forma inovadora na comunicação e com mais chances de engajamento por parte dos leitores. Com a junção de diferentes recursos multimídia podemos ter mais atenção dos nossos públicos, a depender da qualidade dos conteúdos;
- Uma prática já recorrente na publicação tradicional, é a criação de editorias;
- Esta prática é de extrema importância para a organização e curadoria nas publicações. No ambiente digital, esta prática não é diferente, mas acaba ganhando outros objetivos e resultados. A criação de editorias na publicação on-line, além de cumprir as funções tradicionais, serve também para separar os assuntos possibilitando depois a medição dos resultados. Com a instalação de ferramentas de métricas, é possível saber quais sessões os leitores estão acessando. Essas informações ajudam muito ao setor de comunicação a entender melhor aos diferentes públicos e a traçar novas estratégias;
- Com a publicação digital é possível gamificar (criar jogos) a publicação, o que também pode ocorrer ‘mundo offline’ (ex.: jogo da velha). A gamificação no digital é o resultado da inclusão de entretenimento e interatividade na publicação. Podemos, por exemplo, criar um Quiz interativo, e com isto podemos passar a informação de forma diferente, divertida e interativa. Se usarmos plataformas prontas como WordPress, a implementação deste Quiz não precisa de um expert em programação, basta apenas instalar plugins;
- A criação de contatos diretos com o setor de comunicação pode ser mais rápida e dinâmica. Podemos instalar formulários (as informações já entram em uma planilha de Excel), chats, contatos telefônicos diretos, comentários nas publicações, compartilhamento em redes sociais (caso necessário) etc. Todos esses pontos de contatos tornam a interação dos funcionários com a empresa mais fácil, ágil, dinâmica e muito mais democrática;
- Por fim, podemos unificar os já citados canais de comunicação que a empresa tem em um único ambiente, já que a plataforma permite a inclusão destes canais com custos menores e resultados mais efetivos.
Métricas — medindo resultados por meio da publicação on-line
As ferramentas tecnológicas empregadas na Internet deram às pessoas e às empresas poderes que antes eram obtidos apenas pelas grandes corporações. Hoje em dia podemos dizer que medir resultados é um exemplo desse poder e este recurso está disponível também para todo tipo de pessoa ou empresas. Podemos dar como exemplo a medição de audiência dos programas de televisão, já que medir os resultados das programações das emissoras de TVs é algo muito caro.
O Google por exemplo, fornece sua ferramenta de medição de resultados, o Google Analytics. Esta poderosa ferramenta é gratuita, e qualquer pessoa ou empresa pode instalar este recurso em seu site, blog ou qualquer publicação on-line. As métricas não são exclusividades do Google, as redes sociais como Facebook e outras também tem sua forma de medir resultados.
Para saber se as estratégias de comunicação empregadas pela empresa estão dando certo é preciso medir os resultados. A medição faz com que as empresas entendam o comportamento dos seus empregados, além de obterem diversas informações importantes para a comunicação corporativa.
Vejamos a seguir alguns exemplos de medições que o Google Analytics faz:
As informações obtidas no Analytics ajudam ao setor de comunicação das empresas a saber se estão no caminho certo, permitindo a criação de outras estratégias que possam engajar os empregados, possibilitando saber se os textos, os vídeos, as interatividades estão funcionando. Por isso, no mundo digital, as publicações ganham força, trazem informações que ajudam nosso trabalho e fazem com que cada vez mais, possamos interagir e agradar nossos leitores.
Considerações finais
Em um mundo cada vez mais conectado, sabemos que as mídias estão convergindo para o digital e que este novo suporte traz inovação e novas possibilidades. O que apresentamos aqui foi uma opção para tentarmos modernizar a comunicação corporativa. Sabemos que podemos encontrar grande resistência e estranhamento por parte do público, mas sabemos também que a outra parte pode gostar da inovação e interagir cada vez mais com a mensagem corporativa, já que a mesma estará em suas mãos quando necessário.
As empresas podem também trazer informações a qualquer momento sem a necessidade de esperar a periodicidade da publicação, basta apenas criar uma editoria Hard News e mandar suas informações quando acharem necessários.
Um ponto importante no Brasil atual é o momento de crise social, econômica e política em que vivemos. Em alguns casos, as empresas estão substituindo a publicação impressa pela digital. O que queremos ressaltar é a importância da escolha de uma boa plataforma. Se a escolha da plataforma for mal conduzida, ao invés de criar engajamento com os públicos, pode causar rejeição. Para atingirmos nossos objetivos de comunicação por meio da tecnologia digital, sugerimos a publicação on-line, pois sua tecnologia é o que temos de mais atual no mercado.
Neste artigo, buscamos a tecnologia como uma opção plausível de comunicação corporativa. Não queremos usar a tecnologia como um modismo ou como uma tendência, o que queremos aqui é usar a tecnologia a nosso favor, explorando toda sua potencialidade e extraindo dela todos os recursos que ajudem as empresas a buscarem uma forma inovadora de comunicação.
Com o processo de convergência de várias mídias para o digital, podemos unir as várias possibilidades que encontramos para nos comunicarmos. O hipertexto alinhado aos recursos multimídias, implantados em uma única plataforma, pode criar um único canal de informação, concentrando-os em um único canal. Com esta prática a comunicação pode se tornar mais ágil e dinâmica e os empregados podem interagir com as empresas por um canal simples e amigável.
Se os objetivos de comunicação estiverem alinhados, poderemos criar um canal muito grande de interação e engajamento. Dentro da plataforma o empregado não precisa sair do aplicativo que embarca o conteúdo para assistir vídeos, não precisa acessar uma plataforma de áudio específica para ouvir o que a empresa quer dizer, pois tudo isso estará acoplado em um único canal. Com uma boa mensagem corporativa e os estímulos tecnológicos (interatividades e notificações etc) podemos engajar nossos leitores cada vez mais.
E por fim, para entendermos como a tecnologia ajuda na comunicação, podemos medir todos os resultados por meio de ferramentas de Analytics. As informações obtidas nestas ferramentas nos farão entender melhor nosso público, possibilitando uma maior interação e corrigindo as rotas traçadas em nossa comunicação.
O que pretendemos aqui é ajudar e facilitar a comunicação das empresas com os empregados usando a tecnologia como aliada. Apoiando-nos nas palavras de Jenkins (JENKINS, p. 55 — versão digital):
“se um conteúdo não for propagado e compartilhado, ele morre”.
